Tareas de auxiliar administrativo

ejemplos de tareas administrativas

Los asistentes administrativos de algunas oficinas pueden encargarse de controlar y registrar los gastos. Las tareas pueden ir desde la creación de hojas de cálculo hasta la comunicación de los gastos al director de la oficina. Por ello, a algunos asistentes administrativos se les puede exigir que tengan conocimientos de software de contabilidad de oficina, como Microsoft Excel.

La planificación de eventos, como las reuniones de la junta directiva y los almuerzos, también puede ser responsabilidad de los asistentes administrativos. Para ello, puede ser necesario investigar los precios de los proveedores o averiguar la disponibilidad de los participantes. Otras tareas pueden incluir la programación de citas y la preparación de materiales de presentación.

Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con la documentación. Además de almacenar, organizar y gestionar archivos, los asistentes pueden tener que mecanografiar, editar y corregir documentos. Algunos asistentes pueden tener que tomar dictados o grabar las actas de las reuniones.

plantilla de descripción del trabajo de asistente administrativo en word

Alison Doyle es una de las principales expertas en carreras profesionales del país y ha asesorado tanto a estudiantes como a empresas sobre prácticas de contratación. Ha concedido cientos de entrevistas sobre el tema para medios como The New York Times, BBC News y LinkedIn. Alison fundó CareerToolBelt.com y lleva más de 20 años siendo una experta en la materia.

Los asistentes administrativos, incluidas las secretarias, son la columna vertebral de la funcionalidad de una oficina. Escriben y preparan documentos, programan citas y mantienen archivos. Contestan al teléfono y dirigen las llamadas y ayudan en las reuniones del personal. En algunas oficinas, pueden encargarse de las tareas fundamentales de contabilidad y aceptar los pagos de los clientes.

Por desgracia, este puesto no tiene unas perspectivas laborales alentadoras. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. prevé que los avances tecnológicos comenzarán a asumir las funciones de muchos asistentes administrativos desde 2019 hasta 2029, lo que supondrá un descenso del 9% en el crecimiento del empleo.

Este puesto es necesario en casi todos los sectores. Puedes encontrarte trabajando en un consultorio médico, en un despacho de abogados, en una oficina gubernamental o para un pequeño contratista del barrio. En cualquier caso, es probable que te encuentres en un entorno de oficina.

tareas de asistente

Los siguientes enunciados pretenden describir, en términos generales, las funciones generales y los niveles de responsabilidad característicos de los puestos asignados a esta clasificación. No deben considerarse como una lista exhaustiva de las funciones específicas y de los requisitos previos aplicables a los puestos individuales que han sido así clasificados.

Realiza una serie de tareas de apoyo a la oficina y/o de secretaría para una unidad/departamento específico, como redactar una serie de documentos y correspondencia estándar, transmitir y resolver consultas rutinarias por teléfono y/o sin cita previa, programar elementos del calendario y reuniones, organizar viajes, procesar formularios, introducir datos y establecer y mantener registros. Edita y corrige documentos para garantizar su exactitud. Puede realizar tareas que impliquen cálculos matemáticos sencillos.

habilidades del asistente administrativo

El Asistente Administrativo II asiste al Director u otro supervisor en las actividades administrativas del departamento y coordina diversos procesos y proyectos administrativos. El Asistente Administrativo II suele ser el principal puesto de apoyo administrativo de un departamento. Este puesto proporciona toda la gama de actividades de apoyo administrativo para un departamento y, por lo general, es responsable de varios procesos establecidos y en curso, complejos y/o difíciles, exclusivos del departamento, además del apoyo administrativo general para el departamento. El Asistente Administrativo II puede asignar y/o supervisar el trabajo de una segunda persona de apoyo administrativo a tiempo completo, de estudiantes trabajadores o de asistentes graduados.

Habilidades: Se requieren conocimientos de mecanografía. Se requiere un conocimiento práctico de las aplicaciones de procesamiento de textos y hojas de cálculo. Se requiere un conocimiento práctico o la capacidad de aprender y utilizar aplicaciones de bases de datos, el sistema de gestión de contenidos web, el sistema de negocio administrativo o el sistema de planificación de recursos empresariales, y otros sistemas o aplicaciones que puedan utilizarse dentro de la Universidad o del departamento. Se requiere la capacidad de operar y solucionar problemas de equipos electrónicos de oficina, ordenadores y periféricos, mantener sistemas de archivo y registros moderadamente complejos y realizar cálculos matemáticos. Se requieren habilidades de comunicación verbal y escrita efectivas. Se requiere la capacidad de formar, asignar trabajo y revisar el trabajo de los empleados a tiempo completo y parcial y de los estudiantes. Se requiere la capacidad de mantener los registros y las cuentas financieras del departamento y de preparar informes financieros. Se requiere la capacidad de desarrollar el conocimiento, el respeto y las habilidades para relacionarse con personas de otras culturas u orígenes.

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