Proceso tecnico de los fondos en la biblioteca

Presupuesto de la biblioteca ppt

El presupuesto es un componente importante del desarrollo y la gestión de las colecciones. La financiación de las bibliotecas está cambiando. Con los continuos tiempos de dificultades económicas, los bibliotecarios tendrán que defender cada vez más sus presupuestos y buscar financiación externa para sus materiales. Desde la redacción de subvenciones hasta las donaciones, todos los bibliotecarios necesitan saber manejar los aspectos financieros de la actividad bibliotecaria.

El presupuesto de la biblioteca es una herramienta para convertir los sueños de la biblioteca en realidad. El presupuesto determina los servicios que ofrecerá su biblioteca y los recursos dedicados a cada programa bibliotecario. Un presupuesto cuidadosamente elaborado garantizará que los fondos disponibles se utilicen eficazmente para alcanzar los objetivos de servicio de su biblioteca.

Un presupuesto es la expresión financiera del plan y los objetivos de la biblioteca. Por lo tanto, antes de formular un presupuesto, hay que elaborar el plan de servicios de la biblioteca y establecer las metas y los objetivos. Si la comunidad participa adecuadamente en el proceso de planificación, la biblioteca y su plan recibirán el apoyo de toda la comunidad. Sin embargo, el presupuesto de la biblioteca debe ser realista.

Cómo crear un presupuesto para la biblioteca

Todas las bibliotecas públicas y de asociaciones, independientemente de su tamaño, están obligadas a elaborar y aprobar un presupuesto anual por escrito. En las bibliotecas más grandes, la preparación del presupuesto es principalmente responsabilidad de la dirección de la biblioteca. El consejo de administración define la misión de la biblioteca y aprueba un plan de servicios, y el director traduce esa misión y ese plan en programas con costes específicos que constituyen la base de un proyecto de presupuesto. Los mejores presupuestos se elaboran en relación con el proceso de planificación estratégica y a largo plazo de la biblioteca e incluyen proyecciones para años futuros.

Durante su elaboración, el proyecto de presupuesto debe ser revisado y examinado por el presidente, el tesorero/responsable de finanzas de la biblioteca y/o el comité de finanzas de la junta directiva, según la práctica local. El borrador final del presupuesto debe ser el producto de una cuidadosa revisión y discusión por parte de varias personas, incluso antes de ser presentado a la junta directiva en pleno. Toda la junta debe revisar y discutir el presupuesto de la biblioteca.    El presupuesto final debe ser aprobado por el consejo antes de ser presentado al electorado o a la autoridad de financiación.

Ejemplo de presupuesto de un programa de biblioteca

Estos son algunos de los mitos más comunes que puede encontrar cuando empiece a discutir cuestiones de financiación con los miembros de la comunidad. Hemos sugerido algunas «comprobaciones de la realidad» que puede emplear como respuesta.

La realidad: Muchas bibliotecas públicas reciben subvenciones locales, estatales y federales para pagar desde renovaciones hasta programas específicos. Estos dólares no pueden utilizarse para nada más que para lo que se especifica en la subvención.

La realidad: Los gravámenes y referendos de funcionamiento no suelen ser indefinidos y a menudo expiran en un plazo de cinco a diez años. Su biblioteca puede renovar el gravamen actual o pedir fondos adicionales en función de las necesidades futuras o para compensar los recortes en la financiación estatal o federal.

La realidad: Hay muchas cosas que suceden en una biblioteca además de lo que ven los usuarios, como la planificación, las compras, la catalogación, la formación, el marketing, el mantenimiento y las actividades de colaboración con la comunidad. Además, tenga en cuenta que muchas de las personas que ve apilando libros o ayudando en las clases son voluntarios.

La realidad: La mayoría de las bibliotecas tienen un presupuesto de capital, para proyectos de mantenimiento o ampliación, y un presupuesto de funcionamiento, para los salarios del personal y otros gastos de funcionamiento. Además, el dinero que se utilizó para construir la nueva biblioteca fue probablemente una combinación de un gravamen independiente, donaciones y subvenciones.

Qué es el presupuesto de la biblioteca

El presupuesto de la biblioteca es una herramienta para convertir los sueños de la biblioteca en realidad. El presupuesto determina los servicios que ofrecerá su biblioteca y los recursos dedicados a cada programa bibliotecario. Un presupuesto cuidadosamente elaborado garantizará que los fondos disponibles se utilicen eficazmente para alcanzar los objetivos de servicio de su biblioteca.

El primer paso en la elaboración de un presupuesto de la biblioteca es examinar lo que la biblioteca espera lograr en el próximo año. La disponibilidad de un plan a largo plazo actual facilitará mucho este paso, porque el plan ya debería documentar las necesidades de servicios de la biblioteca de su comunidad y las actividades de la biblioteca necesarias para satisfacer esas necesidades. Por lo tanto, en el momento en que la junta directiva desee comenzar a planificar el presupuesto para el año siguiente, deberá revisar el plan a largo plazo y los objetivos elegidos, reflexionando sobre las implicaciones financieras de los objetivos para el año siguiente.

El segundo paso consiste en determinar los recursos financieros totales necesarios para lo que la biblioteca quiere lograr el año próximo. A menudo es necesario aumentar la financiación debido al incremento de los costes, el aumento del uso y/o los nuevos servicios que se ofrecerán. También se puede disponer de recursos adicionales para nuevos servicios si se trasladan recursos de un servicio menos prioritario a otro más prioritario.

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